Dokumentacja BHP w aktach osobowych – co przechowywać i w której części akt?

Podczas audytu kadrowego często okazuje się, że firma posiada wymagane dokumenty BHP, ale przechowuje je w niewłaściwy sposób. Karta szkolenia znajduje się w osobnym segregatorze działu BHP, skierowanie na badania w jednej części akt, orzeczenie w innej, a ewidencja wydanej odzieży została dołączona do części B. Tymczasem przepisy rozróżniają akta osobowe, pozostałą dokumentację pracowniczą oraz dokumentację BHP prowadzoną na innych podstawach.

Podstawowym punktem odniesienia jest obecnie rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, którego tekst jednolity ogłoszono w 2026 r. w Dz.U. poz. 474. To właśnie ono określa strukturę akt osobowych i wskazuje, jakie dokumenty związane z bezpieczeństwem i higieną pracy powinny znaleźć się w poszczególnych częściach.

Akta osobowe mają pięć części

Akta osobowe pracownika składają się obecnie z części A, B, C, D i E. Dokumentacji BHP nie można więc odkładać według prostej zasady „wszystko do części B”. Miejsce dokumentu zależy od jego rodzaju i momentu, którego dotyczy.

Z perspektywy BHP szczególne znaczenie mają przede wszystkim części A i B. Oprócz nich pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Niektóre dokumenty dotyczące bezpieczeństwa znajdują się właśnie tam, a nie w aktach osobowych.

Badania wstępne – jakie dokumenty trafiają do części A?

Zgodnie z § 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej część A obejmuje m.in. skierowania na badania lekarskie oraz orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich, o których mowa w art. 229 Kodeksu pracy.

Jest to logiczne z punktu widzenia procesu zatrudnienia: dokumenty te powstają przed dopuszczeniem osoby do wykonywania pracy i służą potwierdzeniu, że nie ma przeciwwskazań zdrowotnych do pracy na określonym stanowisku w warunkach opisanych w skierowaniu.

Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na danym stanowisku. Sam fakt umówienia badania albo posiadanie skierowania nie zastępuje orzeczenia.

Badania okresowe i kontrolne – część B akt osobowych

Inaczej wygląda dokumentacja badań wykonywanych już w trakcie zatrudnienia. Skierowania na badania okresowe i kontrolne oraz związane z nimi orzeczenia lekarskie należy przechowywać w części B akt osobowych, ponieważ dotyczą przebiegu zatrudnienia.

Podczas audytu warto zatem sprawdzić nie tylko, czy orzeczenie znajduje się w teczce, ale również czy można powiązać je z właściwym skierowaniem i stanowiskiem pracownika. Ma to praktyczne znaczenie, ponieważ skierowanie powinno zawierać opis warunków pracy, w tym informacje o występujących czynnikach niebezpiecznych, szkodliwych i uciążliwych.

Gdzie przechowywać kartę szkolenia wstępnego BHP?

Dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy należą do części B akt osobowych. Dotyczy to również karty szkolenia wstępnego.

Szkolenie wstępne obejmuje instruktaż ogólny i instruktaż stanowiskowy. Zgodnie z art. 2373 Kodeksu pracy pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy, do której wykonywania pracownik nie ma wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, a także dostatecznej znajomości przepisów i zasad BHP.

Państwowa Inspekcja Pracy przypomina, że szkolenie pracownika przed dopuszczeniem do pracy co do zasady jest obowiązkowe. Wyjątek przewidziany w art. 2373 § 2 Kodeksu pracy dotyczy pracownika podejmującego pracę na tym samym stanowisku, które zajmował u tego samego pracodawcy bezpośrednio przed zawarciem kolejnej umowy o pracę.

Od 12 grudnia 2025 r. szkolenie wstępne można potwierdzić elektronicznie

To jedna z ważniejszych zmian, którą należy uwzględnić podczas kontroli dokumentacji w 2026 r. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 24 listopada 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP weszło w życie 12 grudnia 2025 r.

Nowelizacja umożliwiła potwierdzanie odbycia instruktażu ogólnego i stanowiskowego również w postaci elektronicznej. Nie oznacza to jednak, że w papierowych aktach można po prostu pozostawić puste miejsca przeznaczone na podpisy.

Państwowa Inspekcja Pracy wyjaśnia, że gdy odbycie instruktażu zostało potwierdzone elektronicznie, w odpowiednim miejscu papierowej karty szkolenia należy zamieścić adnotację o elektronicznym potwierdzeniu. Do karty dołącza się dokument elektroniczny albo jego wydruk. W firmach, które digitalizują proces zatrudnienia, warto więc sprawdzić nie tylko istnienie elektronicznego potwierdzenia, ale również sposób jego powiązania z kartą szkolenia.

Szkolenia okresowe – nie wystarczy informacja w systemie HR

Szkolenie okresowe służy aktualizacji i ugruntowaniu wiedzy oraz umiejętności w zakresie BHP. Obowiązek jego odbywania zależy m.in. od rodzaju stanowiska oraz przepisów szczególnych dotyczących poszczególnych grup pracowników.

Dokumentem potwierdzającym ukończenie szkolenia okresowego jest zaświadczenie. Dokument potwierdzający ukończenie wymaganego szkolenia BHP przechowuje się w części B akt osobowych pracownika.

Z punktu widzenia audytu kadrowego sam wpis w systemie „BHP ważne do…” nie jest wystarczającym dowodem kompletności akt. System może służyć do pilnowania terminów, ale dokumentacja powinna pozwalać wykazać podstawę takiego wpisu.

Potwierdzenie zapoznania z przepisami i zasadami BHP

W części B akt osobowych znajduje się również potwierdzenie zapoznania się pracownika z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, o którym mowa w art. 2374 § 3 Kodeksu pracy.

Nie należy automatycznie utożsamiać tego dokumentu z kartą szkolenia wstępnego. Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej wymienia potwierdzenie zapoznania z przepisami i zasadami BHP wśród dokumentów związanych z nawiązaniem i przebiegiem zatrudnienia. W audycie należy więc sprawdzić rzeczywistą zawartość dokumentacji, a nie jedynie obecność dokumentu nazwanego przez firmę „BHP”.

Odzież robocza i środki ochrony indywidualnej – poza aktami osobowymi

Jednym z częstszych błędów jest wkładanie do części B całej dokumentacji związanej z wyposażeniem pracownika. Rozporządzenie przewiduje jednak odrębną dokumentację prowadzoną dla każdego pracownika.

Obejmuje ona kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz za ich pranie i konserwację.

Dokumenty te są zatem elementem dokumentacji pracowniczej, ale nie oznacza to, że powinny być umieszczane w części A–E akt osobowych.

Nie cała dokumentacja BHP jest dokumentacją konkretnego pracownika

W firmie funkcjonują również dokumenty BHP prowadzone na poziomie zakładu pracy. Przykładem mogą być rejestry wypadków przy pracy, rejestry chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby, wyniki pomiarów czynników szkodliwych czy dokumentacja oceny ryzyka zawodowego.

Nie należy mechanicznie kopiować całych takich zbiorów do akt każdego pracownika. Akta osobowe mają określony przepisami zakres. W praktyce kadrowej ważne jest natomiast udokumentowanie tych czynności i informacji, których potwierdzenie wobec konkretnego pracownika wymagają przepisy.

Dokumentacja BHP a forma papierowa i elektroniczna

Dokumentacja pracownicza może być prowadzona i przechowywana w postaci papierowej albo elektronicznej. Jeżeli pracodawca zmienia postać dokumentacji z papierowej na elektroniczną, nie wystarczy zwykłe zeskanowanie teczki do pliku PDF.

Przy zmianie postaci z papierowej na elektroniczną należy sporządzić odwzorowanie cyfrowe i opatrzyć je kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność odwzorowania z dokumentem papierowym.

Analogicznie przy zmianie dokumentacji elektronicznej na papierową sporządza się wydruk i potwierdza jego zgodność z dokumentem elektronicznym zgodnie z zasadami określonymi w przepisach.

Jak długo przechowywać dokumenty BHP znajdujące się w dokumentacji pracowniczej?

Dokumenty, które stanowią część dokumentacji pracowniczej, podlegają zasadom jej przechowywania. Dla stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r. dokumentację co do zasady przechowuje się przez okres zatrudnienia oraz przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał.

Dla starszych stosunków pracy zasady mogą być inne. W przypadku zatrudnienia nawiązanego po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., możliwość skrócenia okresu przechowywania z 50 do 10 lat jest związana ze złożeniem do ZUS raportu informacyjnego. Dla stosunków pracy nawiązanych do 31 grudnia 1998 r. zasadą pozostaje 50-letni okres przechowywania.

Nie należy jednak automatycznie stosować tych terminów do każdego dokumentu określanego potocznie jako „dokumentacja BHP”. Poszczególne rejestry i dokumenty prowadzone na podstawie przepisów BHP mogą mieć własne reguły przechowywania.

Jak przeprowadzić audyt dokumentacji BHP pracownika?

Krok 1. Sprawdź część A

Zweryfikuj dokumenty dotyczące badań wstępnych. Sprawdź, czy znajdują się tam właściwe skierowania i orzeczenia oraz czy dotyczą stanowiska, na które pracownik został przyjęty.

Krok 2. Sprawdź część B

Poszukaj dokumentów potwierdzających wymagane szkolenia BHP, dokumentacji badań okresowych i kontrolnych oraz potwierdzeń zapoznania pracownika z przepisami i zasadami BHP.

Krok 3. Porównaj dokumenty z historią zatrudnienia

Samo posiadanie karty szkolenia nie oznacza jeszcze, że dokumentacja jest prawidłowa. Zmiana stanowiska lub warunków wykonywania pracy może mieć znaczenie dla obowiązków dotyczących instruktażu stanowiskowego i profilaktycznych badań lekarskich. Dlatego dokumentację trzeba zestawić z rzeczywistym przebiegiem zatrudnienia.

Krok 4. Zweryfikuj terminy

Sprawdź datę dopuszczenia do pracy, datę szkolenia wstępnego, ważność badań oraz – gdy pracownik podlega szkoleniom okresowym – dokumenty i terminy dotyczące tych szkoleń. Szczególnie niebezpieczna jest sytuacja, w której system kadrowy sygnalizuje aktualność badania lub szkolenia, ale w dokumentacji brakuje dokumentu potwierdzającego ten fakt.

Krok 5. Sprawdź dokumentację poza aktami

Zweryfikuj kartę ewidencji odzieży, obuwia roboczego i środków ochrony indywidualnej oraz dokumenty dotyczące należnych ekwiwalentów. Nie traktuj braku tych dokumentów w części B jako błędu – powinny być prowadzone w odpowiednim odrębnym zbiorze dokumentacji pracowniczej.

Checklista dokumentacji BHP

• czy pracownik posiada właściwe orzeczenie lekarskie,
• czy skierowanie odpowiada stanowisku i warunkom pracy,
• czy dokumenty badań wstępnych znajdują się we właściwej części akt,
• czy dokumenty badań okresowych i kontrolnych są prawidłowo przechowywane,
• czy przed dopuszczeniem do pracy przeprowadzono wymagane szkolenie wstępne,
• czy karta szkolenia wstępnego znajduje się w części B,
• czy elektroniczne potwierdzenia szkolenia są prawidłowo powiązane z dokumentacją,
• czy w aktach znajdują się dokumenty potwierdzające wymagane szkolenia okresowe,
• czy udokumentowano zapoznanie z przepisami i zasadami BHP,
• czy ewidencja środków ochrony indywidualnej jest prowadzona oddzielnie,
• czy dokumentacja odpowiada aktualnemu stanowisku i rzeczywistym warunkom pracy,
• czy system HR i dokumentacja źródłowa wskazują te same terminy.

Najczęstszy błąd: sprawdzanie obecności dokumentu zamiast całego procesu

W audycie dokumentacji BHP nie wystarczy zaznaczyć w tabeli „badania – są” i „szkolenie – jest”. Trzeba sprawdzić kolejność zdarzeń. Jeżeli pracownik rozpoczął pracę 1 czerwca, a wymagane szkolenie odbył 2 czerwca, obecność karty szkolenia nie usuwa problemu z dopuszczeniem go wcześniej do pracy.

Podobnie aktualne orzeczenie lekarskie powinno dotyczyć pracy na określonym stanowisku w warunkach opisanych w skierowaniu. Przy zmianach organizacyjnych warto więc kontrolować nie tylko datę ważności dokumentu, lecz również jego adekwatność do rzeczywiście wykonywanej pracy.

Podstawa prawna i stan prawny

Najważniejsze podstawy prawne to art. 94 pkt 9a i 9b, art. 229, art. 2373 i art. 2374 Kodeksu pracy, rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej – tekst jednolity ogłoszony w Dz.U. z 2026 r. poz. 474 – oraz rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.

W artykule uwzględniono również obowiązującą od 12 grudnia 2025 r. nowelizację zasad dokumentowania szkolenia BHP, wprowadzoną rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 24 listopada 2025 r. (Dz.U. z 2025 r. poz. 1640).

Artykuł przedstawia stan prawny na 4 października 2026 r.

Co powinno wynikać z dobrze prowadzonej dokumentacji?

Z teczki i pozostałej dokumentacji pracownika powinno dać się odtworzyć cały proces bezpiecznego dopuszczenia do pracy i dalszego zatrudnienia. Audytor powinien móc ustalić, kiedy pracownik przeszedł wymagane badania, kiedy odbył szkolenie, z jakimi zasadami został zapoznany i czy dokumenty odpowiadają rzeczywiście wykonywanej pracy. Właśnie taka kontrola pozwala wychwycić nie tylko brak papieru, ale przede wszystkim sytuacje, w których formalna dokumentacja nie odpowiada rzeczywistemu przebiegowi zatrudnienia.